Optimierung Call Planning
Einführung
Bei unserem Kunden durchliefen die verschiedenen Business Units zur Planung der Vertriebsaktivitäten halbjährlich einen historisch gewachsenen Call Planning-Prozess. Mittels verschiedener Excel-Listen wurden die Besuche geplant und im Anschluss zentral verwaltet und zusammengeführt. Dieser Prozess erforderte intern viele Ressourcen, da die einzelnen Planungen verarbeitet, auf Fehler geprüft, korrigiert und eingespielt werden mussten.
Aufgabenstellung
Ziel des Projektes war es, den Call Planning-Prozess zunächst für zwei Business Units zu optimieren und zu vereinfachen. Es sollte eine Lösung gefunden werden, die den Eingabeprozess optimiert sowie die Analysefunktionalitäten deutlich erweitert und bedienerfreundlich ausgestaltet. Das Tool sollte dabei technisch und inhaltlich so konzipiert werden, dass es jederzeit auf weitere Business Units mit entsprechenden AD-Linien ausgerollt werden kann.
Neben den Erweiterungsmöglichkeiten war in der Konzeption zu berücksichtigen, dass das Tool die gleichzeitige Nutzung in Form von Bearbeitung und Analyse durch verschiedene Anwender ermöglicht, um für die Mitarbeiter effizientes Arbeiten zu gewährleisten.
Als ein wesentlicher Teil hin zu einer verbesserten Usability wurden Übersichtsdarstellungen differenziert nach Hierarchiestufe im Unternehmen gesehen, die den Stand der Planungen übersichtlich visuell aufzeigt.
Lösung
Die Umsetzung erfolgte als plattformunabhängig gehostete Webanwendung mit zentraler Datenbank und individueller Benutzerauthentifizierung.
Die Außendienst Mitarbeiter erhalten eine auf Ihr Gebiet zugeschnittene Ansicht, in der das Call Planning tabellarisch erfolgt. Die Vorgesetzten haben entsprechenden Zugriff auf die Listen ihrer Mitarbeiter. Die tabellarische Form ermöglicht den Mitarbeitern eine schnelle Eingewöhnung, da sie diese aus den bisherigen Excel-Listen so gewohnt waren.
Voreingestellte Planungsanalysen unterstützen die einzelnen Mitarbeiter bei der Erreichung ihrer Zielvorgaben. Vorgesetzte erhalten zusätzliche Hilfestellung für die Abstimmung mit den Mitarbeitern durch vergleichende Analysen.
Screenshot: Webbasiertes Call Planning-Tool
Ergebnisse
Die für unseren Kunden entwickelte Businesslösung ist individuell, maßgeschneidert und optimiert auf die unternehmensinternen Abläufe. Zugleich ist es eine zukunftsorientierte Lösung, die Erweiterungen fördert und in eine gewünschte Systematik einbindet.
Bei der Entwicklung legte SALETELLIGENCE höchsten Wert auf Qualität, Performance, Sicherheit und Stabilität.
Zwischenzeitlich ist das erste Halbjahr mit dem Call Planning Tool erfolgreich abgeschlossen. Erste Erweiterungen im Hinblick auf Segmentierungen sowie eines aktuellen Soll-Ist-Vergleiches bei den Besuchsaktivitäten sind bereits zusätzlich umgesetzt worden. Gerade Letzteres gibt den Mitarbeitern den notwendigen Support, auch innerhalb der Planungsperiode Trends zu erkennen.
Mit der erstellten Webanwendung können wir den Call Planning-Prozess viel effizienter durchlaufen. Ein Meilenstein für unsere Planung!
Kundenstatement