Dynamische Tourenplanung

Mehr Zeit beim Kunden. Weniger Zeit auf der Straße.

 

Ihr Außendienst verbringt im Schnitt weniger als die Hälfte seiner Arbeitszeit beim Kunden. Der Rest entfällt auf Fahrten, Planungsaufwand und administrative Tätigkeiten. Das ist kein Einzelfall – es ist ein strukturelles Problem statischer Tourenplanung.

SALETELLIGENCE löst dieses Problem mit einem datengetriebenen Ansatz: automatisierte Basis-Tourenplanung, individuelle Anpassung durch den Außendienstmitarbeiter und kontinuierliche Neuoptimierung – in kurzen Intervallen, ohne Autonomieverlust.

Das Ergebnis aus einem anonymisierten Realbeispiel: Der Besuchszeit-Anteil steigt von 42 % auf 59 %. Die Fahrzeit sinkt von 4,5 auf 3,0 Stunden pro Tag.

Warum statische Tourenplanung an ihre Grenzen stößt

Viele Pharmaunternehmen und Medizintechnikhersteller im DACH-Raum setzen auf statische Tourenpläne: einmalig erstellt, quartalsweise oder tertialweise angepasst. In der Praxis führt das zu einem bekannten Muster:

• Terminabsagen und Wartezeiten lassen sich nicht kurzfristig kompensieren – der Außendienstmitarbeiter (ADM) fährt trotzdem.
• Besuchsvorgaben (A-, B-, C-Kunden) werden nicht eingehalten, weil die Planung zu unflexibel ist.
• Planungsaufwand je Mitarbeiter und Woche übersteigt regelmäßig zwei Stunden – Frust und Demotivation sind die Folge.
• Statische Vorschläge sind rechnerisch optimal, aber nach wenigen ADM-Anpassungen bereits veraltet.
• Das Ergebnis: Der ADM fährt etablierte Touren – und das Gebiet gilt intern als nicht vollständig bearbeitbar.

Das Kernproblem: Statische Lösungen berücksichtigen weder aktuelle Veränderungen im Feld noch den wertvollen Erfahrungsschatz des Außendienstmitarbeiters. Autonomie und Optimierung schließen sich scheinbar aus – bis jetzt.

Dynamische Tourenplanung: Optimierung, die mit dem Alltag mitgeht

Die dynamische Tourenplanung von SALETELLIGENCE verbindet algorithmische Optimierung mit der Planungsautonomie des Außendienstmitarbeiters. Kein starres System, das nach der ersten Änderung veraltet – sondern eine Lösung, die kontinuierlich mitlernt.

Was SALETELLIGENCE von anderen Ansätzen unterscheidet

Andere Ansätze	SALETELLIGENCE
Einmalige statische Optimierung	Echte Tourenoptimierung über den gesamten Planungshorizont
Routenplanung für einzelne Tage	Dynamische Neuoptimierung bei jeder ADM-Änderung
Autonomie oder Optimierung – nicht beides	Autonomie des ADM bleibt vollständig erhalten
Kein Feedback zur Planungsqualität	Kontinuierliches Feedback zu Abweichungen und Auslastung
Veraltet nach wenigen Anpassungen	Integriert ADM-Änderungen und optimiert den Restplan neu

 

So funktioniert die dynamische Tourenplanung

Der Prozess folgt einer klaren Logik in drei Schritten – von der initialen Planung über die individuelle Anpassung bis zur kontinuierlichen Neuoptimierung.

Schritt 1: Basis-Tourenplanung

Auf Basis Ihrer Kundendaten, Besuchsvorgaben, Besuchsfrequenzen und regionalen Restriktionen erstellt SALETELLIGENCE einen optimierten Tourenplan für den gesamten Planungshorizont (z. B. Tertial oder Jahr). Dabei kommen leistungsfähige Optimierungsalgorithmen zum Einsatz, die Fahrzeiten minimieren und Besuchsvorgaben sicherstellen.

Berücksichtigte Parameter (Auswahl):

• Besuchsfrequenzen und -dauer je Kundensegment
• Öffnungszeiten und Wohnorte der ADMs
• Übernachtungsoptionen und Mindestabstände zwischen Besuchen
• Saisonale Präparate und regionale Restriktionen

Schritt 2: Individuelle Anpassung durch den Außendienstmitarbeiter

Der ADM prüft den Vorschlag und passt ihn nach eigenem Ermessen an – auf Basis seines Gebietswissens, persönlicher Präferenzen oder kurzfristiger Ereignisse (Terminabsagen, Wartezeiten, Verkehrssituation). Die Autonomie bleibt vollständig erhalten. Jede Änderung wird systemseitig erfasst.

Schritt 3: Kontinuierliche Neuoptimierung

In regelmäßigen Intervallen prüft das System die vorgenommenen Änderungen und optimiert den verbleibenden Planungszeitraum neu. So bleibt der Tourenplan stets aktuell – ohne dass der ADM erneut manuell planen muss. Kurzfristige Terminabsagen, Verschiebungen oder Verkehrsänderungen werden automatisch berücksichtigt.

Ergebnis: Autonome Mitarbeiterentscheidungen und optimale Zielerreichung schließen sich nicht aus – sie ergänzen sich.

Was dynamische Tourenplanung in der Praxis bewirkt

Die folgenden Kennzahlen stammen aus einem anonymisierten Realbeispiel aus dem Healthcare-Außendienst. Ausgangspunkt: statische Tourenplanung mit einem Arbeitstag von 7,7 Stunden.

 

Kennzahl	Vorher (statisch)	Nachher (dynamisch)	Veränderung
Besuchszeit-Anteil	42 %	59 %	▲ +17 Pp.
Fahrzeit pro Tag	4,5 h	3,0 h	▼ −1,5 h
Besuchszeit pro Tag	3,2 h	4,3 h	▲ +1,1 h
Tägliche Besuche	11,0	11,4	▲ +0,4
Relevante Besuche gesamt	43.500	44.300	▲ +800
Feldtage pro Jahr	195	186	▼ −9 Tage

Alle Kennzahlen basieren auf einem anonymisierten Realbeispiel. Individuelle Ergebnisse hängen von Gebietsstruktur, Kundenbasis und Ausgangssituation ab.

Von der Anfrage zum laufenden System: schnell und unkompliziert

Die Implementierung der dynamischen Tourenplanung erfolgt in vier klar definierten Schritten. Je nach Komplexität ist das System innerhalb von 4 bis 8 Wochen einsatzbereit.

1. Vorstellung & Systemerklärung

Beschreibung der Systematik und der mathematischen Prozesse. Klärung von Anforderungen und Rahmenbedingungen.

2. Projektindividuelle Annahmen

Workshop zur Fixierung der Annahmen: Besuchsvorgaben, Kundensegmente, Restriktionen, Planungshorizont.

3. Initialisierung

Setup, initiale Tourenberechnung und Roll-out für den Außendienst.

4. Kontinuierliche Optimierung

Dynamische Änderungen durch den ADM werden übernommen und für zukünftige Touren berücksichtigt. Laufende Serverinfrastruktur und Wartung.

Häufige Fragen zur dynamischen Tourenplanung

Was ist der Unterschied zwischen Tourenoptimierung und Routenplanung?

Routenplanung optimiert die Reihenfolge von Besuchen für einen einzelnen Tag. Tourenoptimierung plant alle Touren über den gesamten Planungshorizont (z. B. ein Tertial) gleichzeitig – unter Berücksichtigung von Besuchsfrequenzen, Kundenprioriäten und Restriktionen. SALETELLIGENCE setzt auf echte Tourenoptimierung.

Verliert der Außendienstmitarbeiter seine Planungsautonomie?

Nein. Die dynamische Tourenplanung von SALETELLIGENCE ist explizit darauf ausgelegt, die Autonomie des ADM zu erhalten. Der Mitarbeiter kann Vorschläge prüfen, anpassen und eigene Prioritäten setzen. Das System berücksichtigt diese Änderungen und optimiert den Restplan entsprechend neu.

Wie schnell ist das System einsatzbereit?

Je nach Komplexität des Außendienstes ist die dynamische Tourenplanung innerhalb von 4 bis 8 Wochen implementiert. Der Prozess umfasst einen initialen Workshop zur Fixierung der Annahmen, die Systeminitialisierung und den Roll-out für den Außendienst.

Für welche Unternehmengrößen ist die Lösung geeignet?

Die Lösung ist skalierbar und für Außendienstteams unterschiedlicher Größe geeignet – von kleineren Einheiten bis zu großen DACH-Organisationen. SALETELLIGENCE hat Projekterfahrung mit Pharma- und Medizintechnikunternehmen unterschiedlicher Größe.

Wie wird die Lösung in bestehende Systeme integriert?

Die Einbindung in bestehende CRM- und Gebietsmanagement-Umgebungen (z. B. Territory Cockpit) ist in der Regel zeitnah abbildbar.

Welche Daten werden für die Tourenplanung benötigt?

Grundlage sind Ihre Kundendaten (Standorte, Segmente, Besuchsfrequenzen), Wohnorte der ADMs sowie relevante Restriktionen (Öffnungszeiten, Planungshorizont, Übernachtungsoptionen). SALETELLIGENCE begleitet die Datenaufbereitung im Rahmen des Initialisierungs-Workshops.

Bereit, mehr Zeit beim Kunden zu gewinnen?

Sprechen Sie mit uns über Ihre aktuelle Tourenplanung. In einem ersten Gespräch analysieren wir gemeinsam Ihre Ausgangssituation und zeigen Ihnen, welches Optimierungspotenzial realistisch erreichbar ist – konkret, datenbasiert und ohne überzogene Versprechen.